ИС КИДО
Содержание
1. НАЗНАЧЕНИЕ СИСТЕМЫ
Система КИДО предназначена для автоматизации, учета и анализа процессов оформления и контроля исполнения обязательств при выполнении работ, оказании услуг, поставки оборудования и материалов сторонними организациями. Используя систему, компания получает актуальную и непротиворечивую информацию о состоянии и ходе выполнения договоров в режиме реального времени.
Система обеспечивает:
- представление информации в виде удобном для принятия решения на всех этапах оформления и контроля исполнения обязательств по договорам
- автоматизированный сбор информации об оплаченных и неоплаченных распоряжениях на оплату, необходимый для осуществления контроля и подготовки отчетности о ходе исполнения обязательств
- автоматизированное формирование выходных документов, предназначенных для контроля исполнения обязательств
- автоматизированное формирование отчетности о ходе исполнения обязательств
- ведение истории визирования и прохождения договоров и распоряжений на оплату по службам
- планирование сметы затрат
- контроль использования денежных средств и т.д.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ ОПИСАНИЕ
ИС КИДО состоит из трех функциональных модулей:
- Модуль ГКПЗ (Годовая комплексная программа закупок).
Модуль предназначен для обеспечения автоматизации формирования и контроля исполнения годовой комплексной программы закупок, учет заявок на конкурсы, результатов проведения конкурсов, контроль исполнения закупочной деятельностью.
- Модуль Договоры.
Модуль предназначен для систематизации договорной работы, внедрения единого регламента создания, согласования, подписания и ведения всех договоров предприятия, создания механизма для контроля формирования доходной и расходной базы предприятия, контроля выполнения сторонами принятых обязательств.
- Модуль Казначейство.
Модуль предназначен для систематизации учёта и контроля прохождения договоров в части оплаты, а также формирование платёжных документов, распределение оплаты по статьям и получение оперативной информации о состоянии расчётных счетов компании.
Модуль содержит информацию о жизненном цикле закупки от момента создания до момента оплаты по договорам; позволяет проанализировать фактические показатели результатов конкурсов, осуществлять контроль выполнения программы закупок. Состоит из функциональных блоков:
- Формирование плана закупок
- Распределение суммы закупки по источникам финансирования и потребителям
- Оформление заявок на участие в конкурсе
- Проведение конкурсов по закупкам
- Объявление результатов конкурса и победителей, получивших право на предоставление услуги (товара, работы)
- Учёт изменений в плане закупок по протоколам ЦЗО или письмам
- Заключение договоров с победителями конкурса на предоставление указанной в закупке услуги (товара, работы)
- Предоставление отчётности по планируемым и фактическим показателям.
Основные функции:
Регистрация договоров.
- Ведение карточки договора
- Описание основных условий договора
- Формирование графика оплат по договору
- Планирование выполнения работ с детализацией работ по объектам и этапам выполнения (видам затрат), с описанием источников финансирования, привязке к программе закупок с контрольными функциями, связь с титулом инвестиционной программы
- Ведение согласования и контроль прохождения договора по службам, с учетом просроченных дней согласования.
- Поступление документов, подтверждающих выполнение работ. Данные могут поступать автоматически из других учетных систем.
- Финансирование договора на основании распоряжения на оплату.
- Ведение архива документов (скан-копии договоров, дополнительные соглашения, пояснительные записки, листы согласования, акты выполненных работ, распоряжение на оплату и т.д.)
- Учет доп. соглашений по договору
- Учет гарантийных обязательств по договору.
- Учет обеспечения по договору, с выставлением штрафных санкций
- Учет претензий по договору
- Контроль выполнения рамочных договоров
- Ведение даты публикации по договору и актам выполненных работ на сайте Гос. Закупки
- Контроль дебиторской / кредиторской задолженности по договору
По каждой группе договоров в системе созданы журналы, которые организованы по функциональности:
- Журнал договоров
- Стадия прохождения договора
- Журнал этапов выполнения работ
- Документы, подтверждающие выполнение работ
- Задолженность
Кредитные договоры
Основная цель функционала по управлению кредитными договорами – это обеспечить возможность ведения в системе кредитных договоров и регистрации всех хозяйственных операций по кредитам с дальнейшей возможностью получения отчётности для анализа и управления кредитной деятельностью.
Хозяйственные операции по этим договорам проводятся как по расходной, так и по доходной части, при этом идёт начисление процентов за кредит, которое зависит не только от условий договора, но и от фактических выплат и поступлений по кредиту.
Ведение графика платежей является важной частью кредитных договоров.
Обеспечение по договорам.
Учет обеспечения по конкурсам, договорам, с выставлением штрафных санкций и контролем возврата обеспечения.
Учет обеспечения гарантийного удержания.
Прочие договоры позволяют вести учет обеспечения по закупкам, по договорам, учитывать штрафные санкции, формировать распоряжение на оплату по возврату обеспечения
Претензионная работа.
Блок позволяет вести учет претензий по договорам, контролировать исполнение по претензиям, фиксировать передачу документов в суд, хранить архив документов по претензионной работе.
Финансирование.
Данный функциональный блок включает в себя следующие режимы:
- Ведение карточки распоряжения на оплату (РНО) на основании документов
- Ведение согласования и контроль прохождения РНО по жесткому регламенту, с учетом просроченных дней согласования
- Регистрация фактической оплаты в автоматическом режиме из финансово-учетного модуля «Казначейство»
- Ведение даты публикации по оплате на сайте Гос. закупки
По каждой группе договоров в системе созданы журналы, которые организованы по функциональности:
- Журнал распоряжений на оплату
- Стадия прохождения распоряжения на оплату
- Реестр платежных документов
Финансовое планирование.
Блок позволяет вести:
- Финансовое планирование и формирование календарного кассового плана в разрезе ДПН и БДДС;
- Производить анализ фактического выполнения по статьям БДДС и в разрезе первичных документов;
- Осуществлять планирование в разрезе отчетного периода на основании документа, что позволяет вести не один план на отчетный период, а несколько.
- Формирование данных можно производить на основе копирования с любого предыдущего отчетного периода, а также по фактическим данным любого отчетного периода.
Режим контроля использования ДС согласно плановым показателям позволяет сформировать остаток по заключенным договорам, по выполнению, по оплате.
Так же наличие плановых показателей позволяет осуществлять контроль при привязке источника финансирования к договору и определять превышение лимита по статье за отчетный период
Учет и согласование КС-2, формирование КС-3.
"Акт о приемке работ" (форма № КС-2) и "Справка о стоимости выполненных работ и затрат" (форма № КС-3)
Режим позволяет вести учет документов подрядчика КС-2 "Акт о приемке работ". Документ может быть описан как с детализацией, так и без нее. Если договор проходит по затратам инвестиционной программы, то автоматически документ связывается с базой данных ИнвестPRO.
Режим Согласования документа КС-2 позволяет контролировать прохождение подписание документа и отслеживать просроченные дни согласно регламенту.
Описание КС-2 с детализацией включает в себя описание объекта строительства с характеристиками. Описание работ по видам затрат объекта строительства. Каждая работа в свою очередь может быть описана более детально и с описанием прочих затрат.
Если договор проходит по затратам инвестиционной программы, то объект строительства выбирается из титула Инвестиционной программы подрядного договора. При описании детализации информация транслируется в ИнвестPRO.
Функционал позволяется на основании данных документов КС-2 формировать Справку о стоимости выполненных работ и затрат КС-3.
Объекты строительства/работы
Данный функционал позволяет описать в рамках договора на подключение Объекта строительства/реконструкции. Описание физических параметров объекта производиться с помощью набора характеристик. Характеристики работ по объекту также формируются с помощью набора характеристик и на основании документа-основания, что позволяет вести наборы характеристик во временном интервале.
В функционал включен режим План-графиков работа, позволяющий формировать график на основе шаблонов. Создана возможность просматривать график в диаграмме Ганта.
Сформированные графики можно выгрузить в Primavera.
Если объекта новый и будет включен в Инвестиционную программу, организован механизм, позволяющий создать титул Инвестиционной программы на основе введенных данных по объекту и его работам.
Основной задачей модуля является:
Формирование документов:
- на основании распоряжения на оплату,
- реестра распоряжений на оплату,
- документа, не связанного с распоряжением на оплату.
Формировать оперативные данные:
- по расчетным счетам
- по кредиторам,
- по статьям ДПН/БДДС.
Производить экспорт документ в систему банк-клиент, импорт банковской выписки. Автоматический разнос оплат на основе распоряжений на оплату по договорам и документам, подтверждающим выполнение работ. Полу ручное распределение оплат по доходным договорам.
Распределение денежных средств по статьям сметы затрат и статьям ДПН/БДДС.
Ведение расчетных счетов компании.
Формирование отчетов по функциональным направлениям:
- оперативные данные по расчетным счетам
- движение денежных средств
- фактическая оплата по статьям сметы затрат, по статьям бюджета
Блок «Отчетность»
Информация во всех модулях программы формируется в специальные журналы, что позволяет гибко и оперативно формировать и фильтровать информацию по запросам пользователей. В частности:
- По контрагентам
- По условиям договора
- По работам договора и источникам финансирования
- По визированию договора
- По выполнению договора
- По финансированию договора
- По визированию распоряжения на оплату
- По доп. документам
- По закупкам
- По платежам и т.д.
Выгрузка информации производится в различных форматах (включая MS Excel) и по различным критериям: по всему набору данных журнала, по выделенным строкам журнала и т.д.
Регламентированные формы отчётности предоставляются заказчиком и формируются с помощью специального режима, с возможностью выбора условий для формирования конкретного отчёта.
3. ТЕХНИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ
Ядром системы является база данных под управлением СУБД Oracle.
Интеграционные возможности
ИС КИДО в своем составе имеет встроенные интеграционные механизмы, как на уровне единых справочников, так и на уровне базы данных с системами:
- ИнвестPRO - Информационная система управления инвестиционными проектами);
- ИС ППТЭ - Информационная система «Присоединение потребителей теплоэнергии»;
Кроме того, ООО «АЛЬФА-ИНТЕГРАТОР-ИНФОЭНЕРГО» обладает широким практическим опытом интеграции ИС КИДО с различными информационными системами, включая системы на платформе 1С, SAP, Парус и т.п.